EnglishНа русском

Ефективна економіка № 5, 2014

УДК 331.101.3

 

А. А. Самойленко,

студентка Київського національного університету імені Тараса Шевченка, м. Київ

 

ОСОБЛИВОСТІ ЗАСТОСУВАННЯ КРІ В СИСТЕМІ МОТИВАЦІЇ ПЕРСОНАЛУ НА ПІДПРИЄМСТВІ

 

A. А. Samoilenkо,

student of Taras Shevchenko National University of Kyiv

 

FEATURES OF APPLICATION КРІ in the SYSTEM of employee motivation ON ENTERPRISES

 

У даній статті досліджено генезис поняття «мотивація», представлено трактування даної категорії вітчизняними та зарубіжними науковцями. Розкрито економічну сутність категорії «система мотивації», наведено її основні складові елементи. Розглянуто системну мотивацію на основі використання ключових показників ефективності як одного із сучасних інноваційних підходів до мотивування персоналу на підприємствах. Розглянуто переваги застосування КРІ в системі мотивації персоналу. Вказано головні  вимоги до системи ключових показників ефективності, їхня класифікація, а також наведені основні переваги успішного впровадження ключових показників ефективності в системі мотивації. На основі проведеного дослідження, автором запропоновані основні етапи побудови мотиваційної системи з використанням «key performance indicators» та спосіб розрахунку премії працівника з використанням КРІ.

 

In this article was explored the genesis of the concept of “motivation”, presented an interpretation of this category by the domestic and foreign scholars. Revealed the economic essence of the category “system of motivation”, and submitted it main components. The system of motivation was considered on the basis of usage key performance indicators, one of the modern innovation approaches of motivating company’s employees. Considered the advantages of using KPI in the system of motivating the employees. It was shown the main requirements to the system of key performance indicators, theirs classification, and also was shown the main advantages of successful implementation of KPI in the system of motivation. Offered the main stages of building the motivation system with using the «key performance indicators» and the way of calculating a bonus payment to the employees with using the KPI. 

 

Ключові слова: мотивація, система мотивації, ключові показники ефективності, КРІ, працівники.

 

Keywords: motivation, motivation system, key performance indicators, KPI, employees.

 

 

Постановка проблеми. На підприємствах будь-якої форми власності головним елементом діяльності виступає людина. Саме від персоналу у більшій мірі залежать кінцеві результати виробництва, якість наданих послуг, виконання поставлених цілей та планів. Одним з основних та першочергових завдань вищого керівництва кожного суб’єкта господарювання є організація такої системи мотивації персоналу, при якій працівник матиме насправді щире бажання ефективно працювати.

На сучасному етапі економіки пріоритетним напрямом в управління персоналом стає творче, продуктивне, інтелектуальне ставлення працівника, спрямоване на досягнення високих показників діяльності підприємства. Для цього слід сформувати ефективну систему мотивації праці, що відповідає ринковим умовам господарювання. Водночас сьогодні в Україні більшість підприємств використовують в якості заохочення свого персоналу тільки оплату праці, що свідчить про необхідність дослідження та впровадження нових методик мотивування праці.

 Аналіз досліджень і публікацій. Теоретичним дослідженням системи мотивування персоналу присвячені праці багатьох вчених-економістів – як вітчизняних, так і зарубіжних. Серед закордонних вчених слід відзначити М. Армстронга, П. Друкера, Е. Лоулера, А. Маслоу, Д. Макклеланда, Л. Стаута. Проблеми підвищення ефективності праці засобами матеріальної та нематеріальної мотивації персоналу висвітлені у дослідженнях таких вітчизняних вчених: Д.П. Богині, М.О. Волгіна, В.М. Гриньової, М.С. Дороніної, О.Л. Жукова, А.М. Колота, Т.А. Костишиної, О.М. Красноносової, В.Д. Лагутіна, Н.Д. Лук’янченко, Л.А. Лутай, Г.В.Назарової, О.М. Ястремської та багатьох інших. Разом з тим, мотиваційна система трудової діяльності з використанням КРІ в наукових працях розглянута недостатньо і потребує подальшого дослідження та висвітлення.

Постановка завдання.  Метою даної статті є висвітлення одного з інноваційних підходів до проблем ефективного управління трудовим потенціалом підприємств на основі використання ключових показників ефективності (КРІ).

Виклад основного матеріалу. Поняття «мотивація» у своїй еволюції пройшло певні історичні етапи – від політики «батога і пряника» (покарання і винагороди) до «концепції людських ресурсів» (сприйняття працівника як ключової фігури на виробництві, від якої залежать кінцеві результати виробничої діяльності).

Протягом тривалого періоду поняття «мотивація» асоціювалось з поняттям стимулювання. У наш час термін мотивація трактується по-різному. В одному випадку – як сукупність факторів, які визначають активність особистості, в іншому – як процес спонукання членів організації до діяльності для досягнення цілей організації, у третьому – це поняття включає в себе всі види спонукань: мотиви, потреби, інтереси, намагання, цілі, мотиваційні установки чи диспозиції, ідеали. Крім цього, окремі автори розглядають мотивацію як процес психічної регуляції конкретної діяльності, або як цілу систему процесів, що відповідає за діяльність [4].

Таким чином, термін мотивація вживається у двох аспектах. Перший –розглядає мотивацію зі структурних позицій як систему чинників, котрі зумовлюють поведінку (мотиви, цілі, потреби, наміри тощо). Другий –розглядає мотивацію як процес або механізм, який стимулює і підтримує поведінкову активність на певному рівні. Мотивація тут є динамічним та циклічним процесом.

Отже, мотивація – це складне комплексне соціально-економічне й психологічне поняття, і його складно трактувати однозначно. Потреби, інтереси, стимули та мотиви становлять важливу частину мотивації.

З метою більш глибокого розуміння системи мотивації персоналу, необхідно розглянути поняття «система». Система – це сукупність взаємопов'язаних і розміщених у належному порядку елементів певного цілісного утворення [1]. Для систем характерні велика кількість складових елементів; єдність головної мети для всіх елементів та наявність зв'язків між ними; структура та ієрархічність; відносна самостійність.

Мотиваційна система – це один із найбільш дієвих інструментів управління, який складається із сукупності мотиваційних елементів, що дозволяють впливати на ефективність діяльності співробітників і компанії в цілому. Налагоджена у відповідності зі стратегічними і тактичними орієнтирами компанії, система мотивації дозволить менеджерам формувати необхідну поведінку співробітників, підвищити продуктивність, зацікавленість і лояльність персоналу.

Система мотивації характеризує сукупність взаємопов'язаних заходів, які стимулюють окремого працівника або трудовий колектив у цілому щодо досягнення індивідуальних і спільних цілей діяльності підприємства.  Мотиваційні системи формуються як комплекс різноманітних мотивів, який у свою чергу визначає стандарти поведінки. Система мотивації є динамічною, її складові постійно змінюються під впливом внутрішніх і зовнішніх факторів.

У сучасних умовах підприємства вимушені впроваджувати інноваційні засоби і методи мотивування персоналу, орієнтовані на постановку цілей і визначення персональної відповідальності працівників. Технологія мотивації, яка базується на системі ключових показників результативності, отримала достатнє поширення у провідних транснаціональних компаніях Західної Європи та США і є відносно новою для українського простору. Дана система дозволяє класифікувати й оцінювати співробітників за їх місцем і важливістю на підприємстві. За допомогою системи KPI можна не тільки контролювати і  оцінювати ефективність виконуваних дій, але й побудувати ефективну систему оплати праці [5].

Система ключових показників ефективності, які є припустимими для будь-якої організації, повинна відповідати наступним вимогам:

-  обмежена кількість показників;

-  єдність для всієї організації в цілому;

-  вимірність, можливість кількісного вираження показників;

-  прямий взаємозв’язок із найважливішими факторами успіху;

-  можливість впливати на численні фактори; стимул для працівника [7].

Показники КРІ пропонується виокремити у 4 групи:

1. Цільові показники – це індикатори, які показують, наскільки близька компанія до досягнення поставленої мети. Приклад: рентабельність продажів, кількість нових клієнтів тощо. 

2. Процесні показники – свідчать, наскільки ефективним є процес. З їхньою допомогою можна оцінити, чи можливо зробити той чи інший процес більш швидким та менш затратним без зниження якості. Приклад: рентабельність виробництва, економічний ефект від впровадження того чи іншого процесу тощо.

3. Проектні показники – пов’язані з конкретними задачами проекту та показують, наскільки ефективно виконується проект в цілому, а також окремі роботи у ньому. Прикладом таких показників можуть бути: рентабельність інвестицій, питома вага прибутку від впровадження даного проекту у загальному обсязі валового прибутку компанії та ін.

4. Показники зовнішнього середовища – це показники, на які неможливо безпосередньо вплинути, але які потрібно враховувати при розробці, наприклад, цільових показників. Приклад: рівень ціни на ринку, що склався; коливання ціни тощо [2].

Основними перевагами успішного впровадження ключових показників ефективності є наступні:

-  прозорість – мотивація працівників напряму залежить від досягнення цілей підприємства;

-  визначність – працівники чітко розуміють свої цілі та задачі, які взаємопов’язані з цілями та задачами підприємства в цілому;

-  ефект від впровадження системи ключових показників ефективності може бути виражений у фінансових та кількісних показниках;

-  перспективність – можливість не лише отримання працівником премії, але й кар’єрне зростання;

-  матеріальне та нематеріальне стимулювання працівників з різними видами потреб;

-  постійна підтримка зворотного зв’язку між працівниками та керівництвом організації [3].

В процесі розробки системи мотивації персоналу з використанням КРІ на підприємстві, пропонуємо дотримуватись таких етапів.

Етап 1. Розроблення проекту впровадження KPI:

-  створення спеціальної робочої групи;

-  розроблення календарного плану заходів;

-  визначення проміжних і кінцевих результатів та відповідної винагороди учасників.

Етап 2. Формування стратегії, місії, цілей компанії та їх перенесення на нижчі рівні організації. Це основоположний елемент для розвитку системи мотивації за KPI. Від того, наскільки правильно і точно визначена стратегія компанії, залежить подальший процес розробки KPI та їх успішне впровадження. Стратегія компанії повинна бути поділена на конкретні стратегічні напрямки, в межах яких виділені завдання для окремих структурних підрозділів. Одним із ефективних методів визначення стратегії та цілей компанії є побудова дерева цілей. За допомогою розробки системи мотивації персоналу на основі КРІ можна не просто ефективно мотивувати персонал, але і на 100% сфокусувати його діяльність на досягненні стратегічних цілей компанії.

Етап 3. Визначення переліку підрозділів у структурі підприємства, для яких буде формуватися мотиваційна схема, та визначення конкретних цілей для даних підрозділів. Приклад визначення цілей для деяких підрозділів підприємства наведено у таблиці 1.

 

Таблиця 1.

Приклад цілей для різних департаментів/відділів компанії при побудові системи КРІ

Департамент/відділ

Цілі

Департамент продажів

Основною метою застосування КРІ є: збільшення частки продажів нових продуктів і приросту продажів, виконання фінансового плану і представленість продукції компанії на ринку та ін.

Відділ маркетингових комунікацій

Цілями розроблюваних KPI для даного підрозділу є збільшення частки ринку і, відповідно, виручки, підвищення ступеня задоволеності клієнтів і поліпшення сприйняття марки клієнтами.

Департамент по роботі з ключовими клієнтами

Основна мета застосування KPI – підвищення якості обслуговування клієнтів, а також підвищення лояльності та задоволеності клієнтів.

Відділ кадрів

Основні цілі KPI для співробітників дирекції з персоналу – зростання задоволеності персоналу умовами праці та зниження плинності кадрів.

 

Етап 4. Розробка та визначення порядку розрахунку ключових показників ефективності для основних підрозділів, що були визначені на етапі 3. Необхідно сконцентруватися лише на найбільш важливих показниках, відсікаючи всі другорядні, скорочуючи їх кількість до так званих "ключових". А також, обрані КРІ повинні стимулювати співробітників на виконання відповідних дій. Приклади можливих КРІ для різних підрозділів наведені у таблиці 2.

 

Таблиця 2.

Приклади КРІ для різних підрозділів підприємства

Підрозділи

КРІ

Департамент продажів

виконання фінансового плану з об’єму продажу групи продуктів;

приріс продажу відносно аналогічного періоду минулого року;

об’єм реалізації продукції.

Відділ маркетингових комунікацій

зміна частки ринку за напрямами;

кількість запуску нових продуктів;

приріст клієнтської бази;

зростання частоти покупок.

Департамент по роботі з ключовими клієнтами

частка виручки по ключовим клієнтам в загальній виручці;

якість обслуговування клієнтів;

частка постійних клієнтів.

Відділ кадрів

частка витрат на персонал;

задоволеність працівників умовами праці;

плинність кадрів.

 

Етап 5. Визначення формули, за якою буде здійснюватися розрахунок заробітної плати, а також співвідношення «фіксованої частини» та «змінної частини» у заробітній платі. Змінна частина грошової винагороди повинна становити не менше 30% від окладу працівника. Існують різні варіанти розрахунку заробітної плати за КРІ. На нашу думку, найбільш ефективним є варіант, що пропонується нижче:

1. Для всіх показників задаються три «рівня ефективності»:

-  база – найгірше допустиме значення («нульова точка»), від якого починається відлік результату;

-  норма – рівень, який повинен обов'язково досягатися з урахуванням обставин (наприклад, ситуації на ринку), особливостей і складності роботи, можливостей співробітника. Це задовільне значення показника;

-  ціль – наднормативний рівень, до якого треба прагнути [6].

2. Розрахунок загальної премії за результатами діяльності – здійснюється на основі фонду преміювання працівника як сума «окремих» премій, зароблених за кожним KPI окремо. Якщо відомий розмір фонду преміювання, то спочатку визначаються максимальні премії по всіх KPI в залежності від їх ваг [6]:

 

     (1)

 

3. Обчислення фактичної премії по кожному KPI як деяка частка від максимальної премії залежно від того, наскільки фактичне значення даного показника перевищує норму [6]:

 

                                  (2)

 

Ця формула застосовується тільки для тих показників, за якими «факт» більше, ніж «норма». В іншому випадку премія за даним показником не нараховується.

4. Як підсумок, окремі премії по всіх KPI складаються, і виводиться  загальна премія працівника [6]:

 

                                                                                                   (3)

Етап 6. Визначення премії за допомогою обраної форми розрахунку на етапі 5.

По-перше, для здійснення розрахунку за обраною методикою необхідно встановити, якою мірою кожен з обраних KPI буде впливати на змінну частину. Вага найбільш важливого KPI не повиннна перевищувати 50%, а наймеш значимого – складати менше 5%. Загальна сума показників – 100%. При визначенні ваги важливо користуватися принципом необхідності, тобто конкретно розуміти, які показники необхідно виконати, щоб досягти поставленої мети.

По-друге, необхідно оцінити фактичні значення KPI в кінці місяця (кварталу). При цьому кількісні показники вимірюються за метричною шкалою, а якісні – за порядковою 100-бальною шкалою. За її допомогою можна гнучко підходити до оцінки якісних KPI, встановлюючи «опорні точки», наприклад: база – від 0 до 39, норма – від 40 до 79, мета – від 80 до 100 балів. При цьому оцінки повинні бути «розшифровані», щоб співробітники розуміли, яких саме результатів від них очікують.

Таким чином, за даним методом розрахунку премії за КРІ премія по кожному KPI обчислюється як частка від максимальної премії залежно від того, наскільки фактичне значення даного показника перевищує нормативне. Даний спосіб нарахування премії є «демократичним», оскільки не передбачає «штрафу». Премія за показниками, по яких не досягнута норма, просто не нараховується.

Етап 7. Коригування, доповнення КРІ та їх нормативних значень. Необхідно регулярно проводити перегляд ключових показників ефективності, їх ваги, а також кількісні показники для кожного працівника, так як вони можуть втрачати свою актуальність. Основне на цьому етапі –  своєчасне повідомлення працівників про здійснені зміни. Зміни бажано проводити не частіше одного разу на рік.

КРІ, безумовно, є одним з найважливіших засобів контролю та діагностики діяльності компаній. Позитивний ефект впровадження системи КРІ обумовлений підвищенням загальної ефективності діяльності компанії, оскільки при дієвості системи кожен співробітник фірми усвідомлює зв'язок між своїми конкретними обов'язками і стратегічними цілями компанії.

Отже, аналізуючи вище викладене, варто зазначити, що мотиваційна система із застосуванням КРІ буде ефективною, якщо:

-  правильно визначена стратегія компанії та розроблено дерево цілей компанії;

-  показники є чітко сформованими та працівники розуміють свої цілі та задачі, які взаємопов’язані з цілями та задачами підприємства в цілому;

-  вдалося серед різних показників знайти саме ті, що будуть ключовими для різних підрозділів або працівників;

-  правильно проранжовано показники ефективності та визначено вагу кожного з них;

-  система постійно переглядається та змінюється з урахуванням змін, що відбуваються в компанії.

Висновки. Таким чином, застосування КРІ в процесі формування системи мотивації персоналу на підприємствах – це ефективний інструмент керівника, який дозволяє побудувати бізнес так, що поставлені цілі досягатимуться при використанні оптимального рівня ресурсів. Керівник, використовуючи КРІ, визначає цілі для підрозділів та працівників на певний період, забезпечуючи ці підрозділи необхідними ресурсами, і на основі цього вимагає досягнення узгоджених цілей. За допомогою цього інструменту не лише забезпечується досягнення бізнес-цілей, але й контролюється раціональне використання ресурсів компанії, створюється інструмент управління ефективністю бізнесу. 

 

Література:

1. Базилевич В. Д.  Економічна теорія: Політекономія: Підручник. / Базилевич В. Д – К.: Знання Прес, 2007. – 719 с.

2. Вишнякова М. Как внедрить в компании систему КРІ / М.Вишнякова // Люди и лидерство. Управление персоналом. – 2012. – №2 (74). – С. 22-28

3. Захарченко В. Система мотивации на основе KPI  / В. Захарченко  // Финансовый директор. – 2006. – №2. – С. 34-39

4. Ильин Е.П. Мотивация и мотивы  /  Е. П. Ильин – СПб: Питер, 2002. –  512 с.

5. Клочков А. К. KPI и мотивация персонала. Полный сборник практических инструментов / А.К. Клочков – М.: Эксмо, 2010. 160 с.

6. Кулагин О. Премирование по КРІ / О. Кулагин // Справочник по управлению персоналом. – 2011. - №2. – С. 65-70

7. Панов М. М. Оценка деятельности и система управления компанией на основе KPI.  М.: Инфра-М, 2013.  255 с.

 

References:

1. Bazylevych, V. D. (2007), Ekonomichna teoriia: Politekonomii [Economic Theory: Political economy], Znannia publishing house, Kyiv, Ukraine.

2. Vishnyakova, M. (2012), “How to implement a system of КРІ”, Ljudi i liderstvo. Upravlenie personalom, vol. 2, no. 74, pp. 22-28.

3. Zaharchenko, V. (2006), “The motivation system based on the KPI”, Finansovyj director, vol. 2, pp. 34-39.

4. Ilin, E.P. (2002), Motivaciya i motivi [Motivation and motives], Piter, SPb, Russia.

5. Klochkov, A. K. (2010), KPI i motivacija personala [Employee motivation], Jeksmo, Moskow, Russia

6. Kulagin, O. (2011), “Bonuses by KPI”, Spravochnik po upravleniju personalom, vol. 2, pp. 65-70.

7. Panov, M.M. (2013), Оcenka deyatelnosti i sistema upravleniya kompaniey na osnove KPI [Performance assessment and management system company based on KPI], Infra-M,   Moskow, Russia.

 

Стаття надійшла до редакції 16.05.2014 р.