EnglishНа русском

Ефективна економіка № 12, 2014

УДК 658.8

 

О. М. Волковицька,

к. е. н., старший викладач кафедри облік та економічний аналіз,

Миколаївський національний університет імені В.О. Сухомлинського, м. Миколаїв

С. Ю. Болтач,

магістр, Миколаївський національний університет імені В.О. Сухомлинського, м. Миколаїв

 

ФОРМУВАННЯ СИСТЕМИ ВНУТРІШНЬОГО КОНТРОЛЮ РОЗРАХУНКІВ З ПОКУПЦЯМИ ТА ЗАМОВНИКАМИ

 

O. M. Volkovytska,

Ph.D., senior lecturer in accounting and economic analysis, Mykolaiv National University  V.O. Sukhomlynsky, Mykolaiv

S. Y. Boltach,

master, Mykolaiv National University V.O. Sukhomlynsky, Mykolaiv

 

FORMATION OF INTERNAL CONTROL CALCULATIONS WITH BUYERS AND CUSTOMERS

 

У статті розглянуто основні методи та принципи формування систему внутрішнього контролю, необхідність його впровадження. Детально висвітлено недоліки відсутності контрольної системи та ефективність її впровадження.

 

In the article the basic methods and principles of internal control, the need for its implementation. Highlighted shortcomings for control systems and the effectiveness of its implementation.

 

Ключові слова: внутрішньогосдарський контроль, організаційна структура, дебіторська заборгованіть, служба контролю, ревізія розрахунків.

 

Keywords: internal economic control, organizational structure, receivables owed, service control, calculations audit.

 

 

Постановка проблеми. Система розрахунків впливає на договірні відносини між постачальниками і покупцями продукції та комплектації виробництва. Завданням внутрішнього контролю є перевірка достовірності даних обліку про стан розрахунків із покупцями та замовниками, дотримання розрахункової дисципліни і впливу її на платоспроможність підприємства, яка забезпечує його нормальну фінансово-господарську діяльність. Порушення елементів даної системи одразу дасть негативний економічний вплив на фінансовий стан підприємства. Недостатність методологічної бази та обґрунтованості необхідності впровадження додаткового контролю на підприємстві, є перешкодою на шляху до покращення фінансових показників.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Проблеми впровадження на підприємствах додаткових контрольних відділів, контролюючих посад, у своїх роботах досліджували Бурова Т.А., Гуцаленко Л.В., Добровольська Л.В., Єдинак Т.С. Питання впровадження системи внутрішнього контролю розрахунків з покупцями та замовниками є важливим для всіх підприємств, що зумовлює необхідність більш глибокого дослідження даного питання.

Виділення раніше невирішеної частини проблеми. Дослідження останніх робіт вказує на недостатність забезпечення контрольних служб методологічною та нормативною базою. Контроль розрахунків з покупцями та замовниками на більшості підприємств характеризується недоліками впровадженого регламенту перевірки заборгованості дебіторів, виконується тією ж особою, що відповідає за облік дебіторської заборгованості та виконується достатньо рідко.

Мета статті. Проаналізувавши праці вітчизняних та закордонних науковців, ми вирішили навести ефективну методологію формування системи внутрішнього контролю у розрахунках з покупцями та замовниками.

Результати дослідження. У процесі своєї діяльності підприємство реалізує матеріальні цінності, і надає послуги. На цій стадії виникають розрахункові відносини з покупцями та замовниками. Від правильної організації розрахунків із покупцями та замовниками значною мірою залежить організація матеріального забезпечення і постачання відповідно до договірних зобов’язань і комерційних угод. Внутрішньогосподарський контроль за розрахунками з покупцями та замовниками дозволяє ефективно та мобільно віднайти недоліки в системі обліку та реалізації дебіторської заборгованості.

Внутрішній контроль є одним із основних інструментів підвищення ефективності управління підприємствами різних організаційно-правових форм і, особливо, акціонерних товариств. Серед головних елементів управління саме контроль дає реальну оцінку результатів діяльності підприємства. Однак невідповідність  роботи існуючих контрольно-ревізійних служб, що виконують зазначену функцію контролю, підвищені вимоги ринкових перетворень потребує удосконалення контрольної функції внутрішнього контролю. Потреба у створенні служби внутрішнього контроль зумовлена тим, що керівникам необхідно знати реальний стан справ на підприємстві. Адміністрація підприємства розробляє політику і процедури роботи, але персонал підприємства не завжди може зрозуміти їх або не завжди виконує їх вказівки з тих чи інших причин.

Потреба у внутрішньому контролі зумовлена також тим, що верхня ланка управління підприємством не займається безпосередньо контролем повсякденної діяльності виробничих структурних та функціональних підрозділів підприємства, в зв`язку з чим вона відчуває потребу у інформації, що формується на більш низькому рівні управління.

Основними завданнями контролю розрахунків з покупцями та замовниками є перевірка:

- достовірності заборгованості покупців та замовників та правильність її списання, якщо строк позикової давності пройшов;

- наявності укладених договорів з покупцями та замовниками;

- достовірності відображення в обліку розрахунків з покупцями та замовниками в залежності від прийнятого методу визначення реалізації;

- правильності оформлення первинних документів;

- правильності використання регістрів бухгалтерського обліку та повноти відображення в них розрахунків з покупцями та замовниками;

- дотримання правильності строків позикової давності розрахунків з покупцями та замовниками.

На підставі затвердженого плану працівники, зайняті управлінням, здійснюють систематичний поточний і оперативний контроль за розрахунками з покупцями та замовниками. Як правило, ці обов’язки делегуються відділу внутрішнього контролю підприємства, якщо такий є. Існує наступна градація обов’язків контролингу: ретроспективний контроль проводить керівник підприємства; перспективний контроль є прерогативою головного бухгалтера; поточний контроль здійснюють головний бухгалтер, бухгалтер, юрист та старший менеджер. Головний бухгалтер та бухгалтер перевіряють кожну господарську операцію з фінансової сторони та правильності відображення первинних документів в обліку, юрист звіряє операції з точки зору законодавства, а менеджер у даному випадку є посередником між контролюючими органами свого підприємства та фірми-дебітора.

Як альтернативу, можна використати стандартну форму етапів формування та проведення внутрішнього контролю дебіторської заборгованості:

1) встановлення нормативних показників;

2) вимірювання фактичних результатів;

3) порівняння результатів з нормативними показниками;

4) аналіз розбіжностей та здійснення за необхідності коригуючи.

При оцінці інформації по покупцям та замовникам на досліджуваному підприємстві, необхідно впевнитися, що всі  рахунки клієнтів були занесені в книгу продаж, всі відвантажені товари були віднесені до реалізованих. Перевірку стану розрахунків  рекомендується починати з аналізу матеріалів інвентаризації розрахунків. При перевірці фактичної наявності дебіторської заборгованості необхідно впевнитись у її реальному існуванні. Перевірити договори підприємства, впевнитися в тому, що продукція, товари, що не були передані покупцям до строку перевірки, не були включені в реалізацію та до дебіторів.

Завдання щодо проведення внутрішнього контролю покладаються передусім на ревізійні комісії або робітників внутрішнього аудиту. На головного бухгалтера покладається відповідальність за стан внутрішнього контролю організації. Головний бухгалтер і працівники внутрішнього аудиту повинні організувати внутрішній контроль так, щоб пред’явити керівнику підприємства всі необхідні матеріали, використані для безпомилкового поточного управління підприємством і на перспективу. Основними способами внутрішнього контролю є фактичний та документальний. До фактичного контролю можна віднести: інвентаризацію, лабораторний аналіз, службові розслідування, експеримент, нормативна перевірка, контрольне запускання сировини у виробництво. Документальний контроль включає: економічний аналіз, математичне моделювання, дослідження документів, зустрічну перевірку, взаємну перевірку, порівняння.

Дуже важливим прийомом перевірки фактичного контролю є інвентаризація. Під час проведення інвентаризації інвентаризаційна комісія, як правило, не користується ніякими бухгалтерськими документами. Вона складає акт за результатами перевірки матеріальних цінностей.

Під час ревізії розрахунків із покупцями та замовниками поряд з їх інвентаризацією перевіряють виконання договірної дисципліни на реалізацію послуг та готової продукції. Для цього перевірка розрахунків із покупцями та замовниками здійснюється у взаємозв’язку з договірною і комерційною документацією. При цьому перш за все бухгалтер перевіряє дотримання умов реалізації продукції обумовленого асортименту, ритмічності обсягу постачання, правильність оформлення товарно-транспортних документів і обґрунтованості форми розрахунків.

Особливо детально під час ревізії перевіряють реальність і достовірність кожної суми виникнення розрахунків та підтвердження їх документальної обґрунтованості. Для цього необхідно перевірити, в якому стані знаходиться аналітичний облік цих розрахунків та відповідність його даним первинних документів, а саме накладними та актами виконаних робіт. Це пояснюється тим, що організація розрахунків із покупцями та замовниками багато в чому залежить від стану їх обліку і документального забезпечення. Несвоєчасне виявлення помилок у розрахункових документах в окремих випадках призводить до виникнення спірної заборгованості, порушення термінів пред’явлення за нею претензій.

У тих випадках, коли за окремими покупцями та замовниками ревізор на підприємстві виявив стійку заборгованість, то її обґрунтованість визначається за даними первинних документів, що відображають її виникнення, актами взаємної перевірки розрахунків (інвентаризації розрахунків), встановлюються причини, які перешкоджають своєчасному проведенню розрахунків підприємства, що ревізується, з покупцями та замовниками. Перевіряється дотримання строків позовної давності заборгованості. У випадках невиконання строків стягнення заборгованості або нереальності окремих сум, ревізор складає спеціальну відомість як додаток до акта ревізії. Ревізор повинен впевнитися у додержанні принципу обережності, який означає, що підприємство не повинно завищувати доходи і занижувати затрати. Тому важливим аспектом контролю є списання безнадійних боргів, як таких по яких існує впевненість у неповернені їх боржником або за яким минув строк позовної давності. Необхідно з’ясувати, як виявляються такі борги, та причини їх виникнення, а також проконтролювати їх списання на інші операційні витрати звітного періоду. Що стосується сумнівних боргів то на них потрібно створювати резерв. Відповідно до П(с)БО 10 “Дебітори”, величина резерву сумнівних боргів визначається виходячи з платоспроможності окремих дебіторів або на основі класифікації дебіторської заборгованості. Така класифікація передбачає групування дебіторської заборгованості за строками її непогашення із встановленням коефіцієнта сумнівності для кожної групи, який зростає із збільшенням строків простроченості дебіторської заборгованості. Відділу контролю важливо перевірити, як було проведено розрахунок цього коефіцієнта і визначено суму резерву.

У всіх випадках під час ревізії розрахунків із покупцями та замовниками обов’язково перевіряється дотримання типової кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку, що дозволяє виявити не тільки помилки у відображенні розрахункових операцій в обліку, але і виявити факти навмисного спотворення облікових даних з метою приховування зловживань.

Висновки та пропозиції. Особливо ​​актуальною проблема неплатежів є сьогодні, в умовах інфляції, коли відбувається знецінення грошей. Серед усіх видів дебіторської заборгованості на підприємстві переважає заборгованість покупців за відвантажену продукцію. Усі складові дебіторської заборгованості покупців та замовників мають різну ліквідність, тому вивчаючи таку заборгованість, під час розрахунків слід детально проаналізувати її стан та скласти детальну систему внутрішнього контролю за розрахунками з дебіторами.

Значно спростить процес контролю створення служби контролю на підприємстві. Сьогодні використовують два типи організації внутрішнього контролю:

- Дивізійна організаційна структура: передбачає формування в кожному дивізіоні відділу внутрішнього контролю дивізіону. Така структура доречна на великих підприємствах, коли до складу дивізіонів входять декілька підприємств.

- Командна організаційна структура: доречна при спрощеній організаційній структурі. При цьому до складу відділу внутрішнього контролю входять спеціалісти різних напрямків.

Для спрощення роботи контрольного відділу, ми рекомендуємо використовувати типову послідовність процедури контролю дебіторської заборгованості у розрахунках з покупцями та замовниками:

1. Звіряння залиш­ків заборгованості за даними Головної книги із залишками в облікових регістрах;

2. Перевірка наявності актів звірення і відповідності їх даним аналітичного та синтетичного обліків;

3. Визначення великих дебіторів і складання їх переліку;

4. Направлення запитів на підтвердження забор­гованості;

5. Перевірка наявності договорів і їхньої реєстрації у спеціаль­ному журналі;

6. Перевірка повноти і своєчасності оплати рахунків на основі регістрів обліку;

7. Перевірка розрахунків з використанням вексе­лів;

8. Направлення запитів покупцям на предмет підтвердження ними ви­дачі векселів;

9. Перевірка розрахунків за товарообмінними операціями;

10. Зібрання підтверджень того, що поточна дебіторська заборгованість визначається одночасно з визначенням доходу від реалізації;

11. Пере­вірка результатів проведення інвентаризації дебіторської заборгованості;

12. Перевірка обґрунтованості списання дебіторської заборгованості на витрати;

13. Перевірка правильності відображення та повноти інформації щодо дебіторської заборгованості у балансі, звіті про фінансові резуль­тати, звіті про рух грошових коштів та у примітках до річної фінансової звітності;

Для більш ефективного підходу до оцінки стану та контролю розрахунків з покупцями та замовниками можна використати наступну модель (рис. 1.).

 

Рис. 1.

 

Використана література.

1. Бурова Т.А. Теоретичні основи розвитку моніторингових і діагностичних систем в управлінні підприємством / Т.А. Бурова // Електронне наукове фахове видання "Ефективна економіка". - Режим доступу: http://www.economy.nayka.com.ua/?op=1&z=3007

2. Гуцаленко Л.B. Контроль дебіторської заборгованості: організація і методика здійснення / Л. В. Гуцаленко, І. С. Слободянюк // Економічні науки. – Серія «Облік і фінанси». – Випуск 8 (29). – Ч. 2. – 2011. 547c.

3. Добровольська О.В. Сучасна система організації контролю за дебіторською заборгованістю підприємств/ О. В. Добровольська // Вісник Запорізького національного університету. - 2010. - № 1. - с. 5-11.

4. Єдинак Т.С. Проблеми управління дебіторською заборгованістю підприємств в умовах фінансово-економічної кризи / Т.С. Єдинак // Дисерт. на здоб. наук. ступ. к. екон. н. – Київ. - 2005. - 284 с.

 

References.

1. Burova, T.A. (2012), Teoretychni osnovy rozvytku monitorynhovykh i diahnostychnykh system v upravlinni pidpryiemstvom [The theoretical basis of monitoring and diagnostic systems in enterprise management], Efektyvna ekonomika, Mykolaiv, Ukraine.

2. Hutsalenko, L.B. (2011), Kontrol' debitors'koi zaborhovanosti: orhanizatsiia i metodyka zdijsnennia [Control receivables organization and method of implementation], Oblik i finansy, Kyiv, Ukraine.

3. Dobrovol's'ka O.V. (2010), Suchasna systema orhanizatsii kontroliu za debitors'koiu zaborhovanistiu pidpryiemstv [The present system of monitoring the accounts receivable business], Visnyk Zaporiz'koho natsional'noho universytetu, Zaporizhzhia Ukraine.

4. Yedynak T.S. (2005), Problemy upravlinnia debitors'koiu zaborhovanistiu pidpryiemstv v umovakh finansovo-ekonomichnoi kryzy [Problems accounts receivable management companies in the financial and economic crisis], Thesis, Kyiv, Ukraine.

 

Стаття надійшла до редакції 01.12.2014 р.