УДК 658.5

 

Т. Є. Моісеєнко,

к. е. н., старший викладач кафедри міжнародної економіки,

Національний технічний університет України «Київський Політехнічний Інститут», м. Київ

 

ПОБУДОВА ПРОЦЕСНО-ОРІЄНТОВАНОЇ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ПІДПРИЄМСТВОМ, ЯК ЕЛЕМЕНТУ СТРАТЕГІЇ СТАЛОГО РОЗВИТКУ

 

T. E. Moiseenko,

Ph.D., senior lector of international economic department,

National Technical University of Ukraine “Kiev Polytechnic Institute”, Kiev

 

CONSTRUCTION PROCESS-ORIENTED ENTERPRISE MANAGEMENT SYSTEM, AS PART OF A SUSTAINABLE DEVELOPMENT STRATEGY

 

У статті відображено принципи та особливості побудови системи управління, що базується на процесному підході та дозволяє процесно-орієнтованим організаціям запровадити елементи стратегії сталого розвитку. Публікаціє розкриває основні принципи побудови зазначеної системи управління, детально розкриває принципи на які варто спиратись, щоб досягти запланованих результатів і якості. Автор розкриває детальну структуру бізнес-процесів, звертає увагу на необхідні і достатні його елементи. У тексті запропоновано шаблон карти бізнес-процесів, який дозволяє менеджменту підприємств побудувати на її основі власну структуру управління, адаптовано до конкретних специфічних потреб бізнесу. У статті також відображено глобальний аспект використання процесного підходу на прикладі міжнародних стандартів якості (ISO 9000, включаючи нову його версію ISO 9001:2015).

 

The article reflects the principles, features of the management system, based on the process approach, and allows process-oriented organizations to implement elements of the strategy of sustainable development. The post reveals the basic principles of management of the system in detail reveals the principles that should be based, to achieve planned results and quality. The author reveals the detailed structure of business processes, draws attention to its necessary and sufficient elements. The proposed maps of business processes, which allows management to build companies based on its own management structure, adapted to the specific needs of specific businesses. It also shows the global aspect of the process approach as an example of international quality standards (ISO 9000, includes a new version ISO 9001:2015).

 

Ключові слова: бізнес-процеси, процесний підхід, система управління, карта бізнес-процесів, контрольні точки, управління якістю, цінність, сталий розвиток, стандарти якості.

 

Keywords: business processes, process approach, system management, business processes map, check points, quality control, value, sustainability, standards of quality.

 

 

Постановка проблеми. Побудова ефективної системи управління підприємством є актуальною і обговорюваною проблемою серед наукового співтовариства. Саме така система дозволить підприємству уникнути впливу значної кількості ризиків, отримати конкурентні переваги, як на внутрішньому, так і на зовнішньому ринках, а також забезпечить можливість для удосконалення діяльності в усіх напрямах його виробничо-комерційної та господарської діяльності. Крім того, удосконалення систем управління вітчизняними підприємствами дозволить досягти європейських стандартів роботи та вийти на провідні позиції у світі, що прямо відповідає затвердженій Стратегії сталого розвитку «Україна-2020» від 12.01.2015 р. №5/2015 [1]. Проте, для того щоб система функціонувала та спонукала підприємство до розвитку, необхідно знайти підхід до її розроблення, впровадження та удосконалення.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Вітчизняні та закордонні вчені-економісти все більше схильні вважати, що саме процесний підхід є одним з домінуючих методичних підходів, що застосовуються в менеджменті і допомагає підприємцям в усьому світі побудувати якісні системи управління. Зазначене знаходить своє відображення у роботах Хаммера М, Чампі Д., Ойхмана Е. Г., Шеєра А., Брімсона Д., Андерсена Б., Робсона М., Уллаха Ф., Єліферова В. Г., Рєпіна В.В., Криворучко О. Н., Кондратьєва В. В., Шевчук Н. В., Чаадаєва Н. К. та ін.

Формування цілей статті (постановка завдання). Основними цілями даної публікації є: виявлення особливостей процесного підходу до побудови системи управління, розкриття його основних елементів та принципів побудови, виявлення взаємозв’язку із стратегією сталого розвитку.

Виклад основного матеріалу дослідження. Процесний підхід, як концепція менеджменту, повною мірою сформувався у 80-х роках минулого століття і сьогодні є домінуючим в західній системі менеджменту, він розглядає підприємство як сукупність бізнес-процесів, що спрямовані на створення цінності для споживача. На противагу, широко використовуваний функціональний підхід – розподіляє підприємство на структурні підрозділи, що відповідають за виконання певної функції, а процесний підхід об'єднує зазначені функції на основі «створення цінності для споживача». Таким чином підприємство здатне забезпечити не лише виконання покладених на нього функцій, а і створити цінність для споживача, запропонувати якість.

Щоб усвідомити особливості процесного підходу до побудови системи управління підприємством, необхідно розібратися з поняттям бізнес-процесу.

На думку класиків Хаммера М. та Чампі Дж., бізнес-процес – це сукупність різних видів діяльності, в рамках якої «на вході» використовується один або декілька видів ресурсів, і в результаті цієї діяльності «на виході» створюється продукт, що має цінність для споживача [2]. Портер М. та Міллар В. вважали, що бізнес-процес – це сутність, яка визначається через точки входу і виходу, інтерфейси та організаційні пристрої, що включають пристрої споживання послуг / товарів, в якій відбувається приріст вартості виробленого товару / послуги [3, 4]. Уявлення гуру менеджменту щодо бізнес-процесів можна поєднати у думку про те, що бізнес-процеси мають спрямування на трансформацією в готові вироби фізичних, інформаційних і фінансових ресурсів, які отримує підприємство на вході.

Проаналізувавши наведені дані, можна зауважити, що основними ознаками бізнес-процесу можна вважати наявність: власника процесу; учасників процесу; ресурсів процесу; механізмів та інструментів; встановленої послідовності дій; точок «входу» у процес та точок «виходу» з процесу.

Таким чином, структура бізнес-процесу матиме наступний вигляд (рис.1).

 

 

Рис. 1. Структура бізнес-процесу

 

Важливою і необхідною ознакою бізнес-процесу є його власник. Власник бізнес-процесу – це особа, що несе відповідальність за усі події, що відбувається у процесі починаючи від точки «входу» до точки «виходу», а також за результати процесу. При такому підході контроль за якість зосереджено на одній особі, відповідальність чітко визначена. Задача власника процесу не лише контролювати кінцевий результат і стежити за перебігом процесу, а і спрямовувати діяльність на постійне удосконалення, оптимізувати процес таким чином, щоб припущення помилок виконавцями було складно, а іноді неможливо допустити.

Учасники бізнес-процесу, в свою чергу, мають чітко дотримуватись встановлених логікою бізнес-процесу правил, механізмів і процедур, навіть, якщо є сумнів щодо їх доцільності, а свої пропозиції щодо оптимізації учасники процесу мають фіксувати та повідомляти керівництву.

Вхід у бізнес-процес – це один або кілька видів ресурсів, необхідних для якісного початку процесу. На виході з процесу має створюватись продукт або послуга, що становить цінність для споживача (наступного користувача). Важливо відмітити, що споживачами можуть бути, як кінцеві користувачі - клієнти, так і користувачі в середині організації (інші структурні підрозділи або працівники). «Виходи» одного процесу часто будуть «входами» для інших процесів і навпаки.

Для того, щоб не втрачати якість робіт і продукту в цілому, слід чітко визначити межі процесів, точки їх початку та завершення, зосередити увагу на контролі якості у цих точках. Такі точки, мають назву – контрольні точки бізнес-процесів.

За допомогою контрольних точок зручно відстежувати перебіг процесу, оскільки усі етапи у процесі контролювати важко з точки зору часу, зусиль та доцільності в цілому. У якості контрольних точок можуть бути конкретні показники, перелік документів, подія або наявність будь-якої інформацію, важливої для перевірки. Орієнтуючись на ситуацію яка склалась у контрольній точці можна зробити висновки про якість перебігу процесу та скоординувати його, якщо в цьому є потреба.

Такий підхід дозволяє підвищити рівень відкритості діяльності структурних підрозділів (оскільки часто процеси охоплюють функції декількох структурних підрозділів), сприяє налагодження інформаційно-комунікаційних зав’язків між підрозділами, дозволяє мінімізувати ризики дублювання функцій та віднайти шляхи до оптимізації діяльності. Отже, доцільно визначити бізнес-процеси, як механізм об'єднання ресурсів підприємства на всіх етапах з метою створення продукції, що задовольняє потреби споживача і забезпечує досягнення цілей самого підприємства.

Таким чином, сутність процесного підходу до управління будується на розумінні того, що діяльність компанії – це сукупність бізнес-процесів. Підприємство, як і бізнес-процес, отримує на вході інформацію, матеріали, гроші і переробляє їх з використанням внутрішніх ресурсів (персонал, кошти, інше) застосовуючи технології управлінського впливу (елементи системи управління), отримуючи на «виході» продукт, здатний задовольнити вимоги споживача. Типова карта бізнес-процесів для підприємства побудована на основі вимог стандарту ISO 9001:2008 «Система управління якістю. Вимоги» [5] та зображена на рис. 2.

Бізнес-процеси прийнято розділяти на три основні блоки:

- процеси розвитку, управління та моніторингу;

- процеси здійснення основної комерційно-виробничої діяльності;

- забезпечуючі процеси.

Перелік процесів та рівні їх деталізації для кожної організації визначаються індивідуально, враховуючи її специфічні потреби. Проте, варто відмітити, що практикою менеджменту відзначається оптимальна формула щодо кількості бізнес-процесів, якими ефективно та зручно керувати на рівні системи управління організацією):

 

                                                (1)

 

Така кількість процесів є можливою для ефективного управління на рівні генерального директора організації.

Найбільш універсальними можна вважати процеси розвитку, управління та моніторингу. До них доцільно відносити: стратегічне управління, операційне управління та управління комунікаціями. Ці процеси є обов’язковими і необхідними у процесі побудови системи управління якістю, оскільки критично важливо сформувати напрям руху і розвитку організації та контролювати відповідність операційної діяльності встановленій стратегії. Не варто забувати і про комунікації, оскільки якість продукції або послуг залежить не лише від внутрішніх, а і від зовнішніх факторів (постачальники, субпідрядники, бізнес-партнери, політична та економічна ситуація в країні, інше).

Процеси здійснення основної комерційно-виробничої діяльності будуть специфічними для кожної окремої організації, тут важливо їх не лише визначити, а і  врахувати ступінь їх деталізації. Їх особливості обумовлені переважно видом діяльності організації та специфікою ринків збуту.

Рис. 2. Карта бізнес-процесів

(розроблено автором на  основі [5])

 

Забезпечуючі процеси також є унікальними для кожної окремої організації. Їх особливості обумовлені видом діяльності організації, її розмірами та бізнес-моделлю. Проте більшість організацій мають такі типові бізнес-процеси, як наприклад: управління персоналом, документообігом, інформаційною інфраструктурою, безпекою, робочим середовищем та ін.

Серед основних принципів методології процесного підходу можна виділити наступні:

- орієнтація на споживача процесу;

- орієнтація на досягнення результату процесу, а не діяльності окремого підрозділу;

- пріоритетність процесів, які додають вартість, поєднання постійного і проривного удосконалення на основі вимірності процесу;

- об'єднання персоналу в команди процесів.

Орієнтація на споживача процесу дозволяє контролювати і удосконалювати якість. Сьогодні, вже не достатньо завершувати виробничий цикл реалізацією товару або послуги, передачею інформації, процесний підхід передбачає завершення циклу лише після отримання відгуку споживача по рівень якості отриманого продукту чи послуги. Отриманий відгук, не залишається фактом на завершальних етапах, він є інструментом у процесі удосконалення, елементом системи управління якістю. Оскільки, організація орієнтована на розвиток і удосконалення має не лише надати споживачам очікувану якість, а і передбачити їх побажання у майбутніх періодах. Лише такий підхід дозволить віднайти шлях до постійного удосконалення, інноваційної орієнтації. З цією метою в організації виділяють бізнес-процеси, які приносять найбільшу вартість, деталізують їх на налагоджують інші процеси (управління та забезпечення) таким, чином, щоб вони сприяли найбільш ефективному перебігу процесів основної комерційно-виробничої діяльності.

Орієнтація на досягнення результату процесу, а не діяльності окремого підрозділу дозволяє перейти від звичного функціонального розподілу обов’язків працівників до їх спрямованості на якість отриманих результатів (наприклад: система kpi, контрольні точки, посадові інструкції побудовані за процесним принципом). Працівники не ізольовані інформаційно межами свого структурного підрозділу, вони усвідомлюють усі взаємозв’язки, які передують їх задачам та мають виконуватись після них, а також цілісну карту процесів. При такому підході працівники більшою мірою схильні відчувати власний внесок не лише у процес, а і загальний у результат, що дозволяє активізувати їх нематеріальну мотивацію та досягти високої якості.

Зауважимо, що важливою і необхідною ознакою процесного підходу, який безпосередньо відповідає стратегії сталого розвитку, є орієнтація організацій, побудованих за процесним принципом, на постійний розвиток та удосконалення. Саме процесний підхід покладено в основу міжнародних стандартів якості ISO. На сьогоднішній день, значна кількість вітчизняних та закордонних підприємств, особливо якщо їх діяльність пов’язана з міжнародною торгівлею, прагнуть підтвердити якість власного менеджменту сертифікувавшись згідно міжнародних стандартів якості ISO 9001:2000 та 9001:2008. Кількість сертифікатів згідно зазначених стандартів на 2015 рік складає близько 1,1 млн у світі [6]. Ці стандарти вже тривалий час є обов’язковими з точки зору позитивної репутації організації, вони дозволяють донести споживачам інформацію про здатність підприємства забезпечити стабільно високий рівень якості. Такі стандарти дозволяють бізнесу швидше пристосовуватись до постійно змінюваних умов. Одним з підтверджень даного твердження є те, що ці стандарти весь час оновлюються та удосконалюються, на разі запропонована нова їх редакція – ISO 9001:2015. Новий ISO 9001:2015 замінить попередні видання, а органи з сертифікації мають перейти на нову його версію протягом наступних трьох років [6, 7].

Висновки з даного дослідження і перспективи подальших розвідок у даному напрямі. Зазначений у статті – процесний підхід до побудови системи управління є  зручним та актуальним, оскільки сьогодні, питання ефективності системи управління все більше спрямоване на її прозорість, зручність, адаптивність, здатність до удосконалення. Усі перелічені критерії можливо задовольнити обравши процесний підхід за основу для побудови системи управління. Крім того, зазначений підхід є невід’ємною характеристикою стратегії сталого розвитку.

 

Список літератури.

1. Стратегія сталого розвитку «Україна – 2020» від 12 січня 2015 року № 5/2015 [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/5/2015

2. Хаммер М. Реінжинірінг корпорации: Манифест революции в бизнесе/ Майкл Хаммер, Джеймс Чампи; пер. с англ. Ю.Е.Корнилович. - М,: Манн, Иванов и Фербер, 2006. - 287с.

3. Victor E. Millar, “Decision-Oriented Information”, Datamation, January 1984, p. 159.

4. Michael E. Porter, Competitive Advantage, New York: Free Press, 1985.

5. ISO 9001:2008 «Система управління якістю. Вимоги» [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.plitka.kharkov.ua/certs/433_iso9001.pdf

6. Офіційний web-сайт ISO [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.iso.org/iso/ru/home.htm

7. ISO 9001:2015 «How to use it» [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.iso.org/iso/ru/iso_9001-2015_-_how_to_use_it.pdf

 

References.

1. The Verkhovna Rada of Ukraine (2015), “Strategy of sustainability”, available at: http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/5/2015 (Accessed 12 January 2015).

2. Hummer, M. and Champy, J. (2006), Reinzhiniring corporatsiy: manifest revolutsii v bisnesse [Reіnzhinіrіng Corporation: A Manifesto revolution in business], Mann, Moskva, Russia

3. Millar, V. (1984) Decision-Oriented Information, Datamation, Hurvard, USA

4. Porter, M. (1985) Competitive Advantage, Free Press, New York, USA

5. Derzhspogivstandart Ukrainy (2008) ISO 9001:2008 “Quality control System”, available at:

http://www.plitka.kharkov.ua/certs/433_iso9001.pdf

6. Official web-resource ISO, available at: http://www.iso.org/iso/ru/home.htm

7. ISO 9001:2015 «How to use it» (2015), available at: http://www.iso.org/iso/ru/iso_9001-2015_-_how_to_use_it.pdf

 

Стаття надійшла до редакції 12.11.2015 р.